ادارة الإدارة ... كيف تدير الوقت أم تستفيد من وقتك ؟؟؟

[يوسف المعلم]

مقال آخر:






هل فكرت يوما كيف يدير بيل غيتس شركته التي يبلغ عدد موظفيها 50000 موظف أو هل فكرت كيف يدير مدير ستاربكس فروعه البالغة أكثر من 11000 فرع المنتشرة في جميع أنحاء العالم


أجرت مجلة فورتون لقاء مع بعض أصحاب الشركات حول كيفية استغلال وقتهم وإدارة شركاتهم






بيل غيتس - مايكروسوفت



اللقاء طويل واختصرت المهم منه فقط

بيل غيتس: اذا نظرت إلى مكتبي لن تجد أي ورقة. فقط ثلاث شاشات كمبيوتر. الأولى على اليمين عليها قائمة الايميلات. الثانية في الوسط الايميل الذي استخدمه واقرأه وأرسل. أما الشاشة التي على اليسار فهو متصفح الانترنت
نحن في مايكرسوفت طريقة عملنا الرئيسية هي الايميل أكثر من الهاتف و الملفات و المنتديات أو حتى الاجتماعات


بيل غيتس يكمل: أنا استقبل في اليوم حوالي 100 ايميل ونظام الفتلر ممتاز كي استقبل الايميل من العمل والشركات الصديقة مثل انتل واتش بي وكل الشركاء والذين اعرفهم
قبل وقت قريب كنت اقرأ أكثر من مئة ورقة عمل في اليوم وكان تركيزي متشتت وهذا الروتين كنت استخدمه لأكثر من 12 عاما أما اليوم فانتقلنا إلى العمل الرقمي الديجيتال
لا يوجد على مكتبي أي ورقة تقريبا حاليا حيث إن 90 في المائة من الأخبار التي احصل عليها من الانترنت وعندما اذهب إلى اجتماع اخذ اللاب توب وفيه كل الملفات التي سوف أناقشها في الاجتماع
في عطلة نهاية الأسبوع عندما يذهب الأولاد الى النوم اعمل واكتب ايميلات واحضر للاجتماعات وعندما أعود إلى العمل بعد العطلة يتفاجيء الموظفون باني غير مشغول لكنهم سوف يستقبلون الكثير من الايميلات التي أرسلتها لهم لكي يعملوا بها






هووارد شالتز - ستاربكس


هووارد: استيقظ من النوم في الساعة 5 صباحا وطبيعي أول شيء افعله هو تحضير بعض القهوة. اخذ القهوة وأقرأ ثلاث صحف. واستمع الى البريد الصوتي. استمع الى تقرير عن المبيعات. هذا هو روتيني منذ 25 عاما


نحن نفتح كل يوم 5 فروع لستاربكس في العالم. ولقد تعلمت جيدا كيف ادير وقتي. في الصباح اركز على اوروبا فاتصل على شركائي في اسبانيا واليونان وكل الدول اينما كنت في العمل او في السيارة او في البيت واتحدث معهم عن التحديات والصعوبات و عن العوائد و ابارك لهم. هذا المكالمات مهمة جدا في عملي
وفي مركز العمل اول شيء افعله هو قراءة التقرير الفلاشي. وهو خريطة الطريق لنعرف عملنا في اليوم. طوال باقي اليوم ادير عملي في امريكا اما في المساء بالطبع اتكلم مع اسيا
افتتح في الاسبوع على الاقل 25 فرع. اسافر مره واحده في الاسبوع. لا استخدام الايميل كثيرا






كارلوس غصن (اصله عربي) - مدير نيسان اليابانية ورينو الفرنسية



كارلوس: العمل صعب جدا خصوصا انك تدير اثنتين من اكبر الشركات في العالم وفي ثلاث بلدان


اقضي اسبوع من الشهر في اليابان ادير نيسان واقابل المصممين واقابل مجلس الادارة وادير لقاء استثماري واتخذ قرارات بشأن المنتجات الجديدة. اللقاءات تاخذ نصف الاسبوع كل لقاء يجب ان لا يتجاوز ساعة ونصف. 50 في المئة من وقتي اعمل بحوث و 50 بالمئة الاخرى للمناقشات واللقاءات وخلال هذا الاسبوع ازور بعض الوكلاء واعود للعمل في نفس الاسبوع في اليابان
انام بحد اقصى 6 ساعات وان نمت اكثر سوف ابذل جهد مضاعف في العمل. الوقت الوحيد في اليوم الذي استطيع ان افكر فيه هو في الصباح الباكر قبل العمل ما بين الساعاة 6 و 8 صباحا. دائما اطالب بان تكون لقاءاتي بعد الثامنة صباحا
نفس الشيء اعمله في رينو في فرنسا التي اقضي فيها اسبوعين وفي الولايات المتحدة التي اقضي فيها اسبوع لكي ادير نيسان شمال امريكا
احرص دائما على ان لا احضر العمل الى البيت والعب مع ابنائي الاربعة في عطلة نهاية الاسبوع. وعندما اعود الى العمل بعد العطلة يكون تفكيري غير مشتت واستطيع التفكير جيدا وابتكر افكار جديدة واحل المشاكل
المشاكل كثيرة جدا وانا انسان بطبيعتي لا استطيع حلها في وقت واحد فاضطر في كثير من الايام ان لا انام حتى احلها.


















تعليق:

ذكرت القصص للاستفادة من خبرات إداريين ناجحين، ومع هذه الفائدة أطرح تساؤل لا يعارض الاستفادة الإدارية ولكن يفيد كثيرا لتحديد أهدافنا بعيدة المدى في الحياة:

هل هم سعداء في حياتهم؟ وما قدر استفادتهم من وقتهم؟

اترك المجال لتعليق الإخوة..

اضاءة: بقدر ما تترقى من ناحية الوظيفية بقدر ما تخسر من امتلاكك لوقتك !! هل هذه حقيقة ؟؟




وقفة للمحاسبة وتصحيح المسار إلى صلاح الدنيا والآخرة...


شاكرين لكم حسن انصاتكم..

[جلال ثابت الأغبري]

كيف يدير الناجحون وقتهم
-من
(منقول من بريدي للفائدة)

-
الفصل الاول : استعد لتكون مدير نفسك
-
-
أولاً : أزل من عقلك خرافة (الوقت حر)
-
إن التفكير بالأشياء الملموسة مثل السيارات والبيوت أسهل من التفكير بالوقت وذلك لأن لها قيمة ، ولكن لأن الوقت غير مرئي وغير قابل للمس فهو لا يحظى بالاحترام الكافي ، فلو سرق شخص مجوهرات منك فإنك ستنزعج وتخبر الشرطة عن الجريمة ولكن سرقة الوقت في العادة لا تعتبر حتى جنحة ، ومما يدل على هذا أننا نسمع أحياناً قول القائل : اعمل ذلك في وقتك الحر ، أي اعمل ذلك حين لا تكون منهمكاً في أمر مهم ، ولكن الحقيقة هي أنه يجب أن لا يكون هناك شيء اسمه الوقت الحر .
-
-
-
ثانياً : قدِّر لمجهودك ثمرة أعلى من الثمرة الحالية
-
فإذا بدأت تفكر بأن وقتك فعلاً يساوي ثمرة عظيمة ؛ فلا تفاجئ إذا وجدت نفسك تجني فعلياً تلك الثمرة ، وما سيحصل هو أنك ستبدأ تدرك قيمة الساعة المهدرة ، بعد ذلك ستبدأ بالبحث عن طرق لتقليل الهدر الذي يسببه انعدام الكفاءة ، وربما وهو الأهم ستبدأ بالاختيار بدقة أكثر المشاريع والطلبات ثمرة ، ويجب أن لا تهب وقتك لأحد إلا باختيارك ، ولا تعتبر وقت شخص آخر أكثر قيمة من وقتك .
-
ثالثاً : حاسب نفسك ودقق في وقتك والمجهود المبذول فيه
-
إن كنت من الذين لا يستطيعون أن يستثمروا وقتهم بشكل جيد فحاول أن تضع لك سجلاً تدوِّن فيه جداول لوقتك والوقت الذي قضيته في أداء كل عمل من أعمالك ، وربما لا تكون هذه الطريقة ضرورية للناس الذين تعلموا إدارة وقتهم بشكل جيد ، ولكن بالنسبة للشخص الذي يجد صعوبة في إدارة وقته فإن الاحتفاظ بسجل يمكن أن يكون مفيداً كأداة تشخيص ، فالسجل يمكن أن يكون له أثر الصدمة ؛ حتى للناس ذوي الخبرة حينما يدركون كم من الوقت يتم فقدانه ببساطة ، إن السجل لا يترك مجالاً كبيراً لخداع النفس .
-
-
الفصل الثاني : نظّم نفسك ورتب أولوياتك
-
-
إن معرفة التفاوت في أهمية الواجبات على لائحتك أمر حيوي ، فهذا هو الموقع الذي يتيه فيه الكثير ممن يمكن أن يصبحوا خبراء في إدارة الوقت ، فإنهم يصنعون قائمة بالواجبات ، ولكنهم عندما يبدءون بتنفيذ البنود على القائمة ؛ فإنهم يعاملون كل الواجبات بالتساوي ؛
-
-
وحتى يحصل تنظيم النفس وترتيب الأولويات فلابد من اتباع الأمور التالية :
-
يجب عليك أن تحدد وتدون أهدافك.
ركز نشاطك وجهودك على المصادر المفيدة لعملك .
إن الانتباه إلى ما سيعطي أفضل العوائد يحررك من الاهتمام والارتباط بالمصادر التي تساهم بشيء قليل أو بلا شيء في نجاحك ، فقد تحتاج إلى إلغاء 80% من مصادرك أو تتخلص من 80% مما كنت تضعه على لائحة أولوياتك .
اكتب كل واجبات يومك .
-
-
هناك عدة أسباب وجيهة تجعل هذه النصيحة جيدة ، منها :
-
أ-إذا كانت الواجبات مدونة فبإمكانك أن تنام بعمق أكثر ، حيث يصبح ذهنك صافياً ، ولا يخفى عليك أثر النوم بهذه الصفة على عمل الغد .
ب-إذا كانت الواجبات مدونة فإن عقلك يتحرر ؛ حتى يحل المشاكل ، وليس فقط ليتذكرها ، فأصبح المجهود العقلي متوجهاً إلى عملية واحدة وهي إيجاد النتائج وليس إلى عمليتين ؛ عملية الحل والتذكر .
ج-إذا كانت الواجبات مدونة فأنت تكون قد خطوت خطوة نحو الالتزام ، فإذا كان الواجب لم يكتب فهو على الأرجح لا يستحق التنفيذ.
اجعل لائحتك شاملة لوقتك وأولوياتك .
-
-
وحتى تكون لائحتك عملية فلابد أن :
-
· لا تعتمد على مذكرات مخربشة على قطع من الورق مبعثرة هنا وهناك .
· لاتعتمد على قصاصات على مكتبك أو ملصقة على الثلاجة ونحوها بواسطة مغناطيس .
· تأكد من وجود لائحتك في مكان واحد على الأقل ، فربما يكون ذلك في مفكرة تحملها معك أو في حاسوب .
· اجعل قائمتك حديثة .
· تأكد من أن تكون القائمة في متناول اليد في كل الأوقات .
-
افحص قائمتك بشكل منتظم واجعل مرؤوسيك يفعلوا ذلك أيضاً .
-
راجع قائمتك بشكل دوري ، ولابد أن تنظر إليها في الصباح كأول شيء تفعله بدون انقطاع ، وأيضا كلما أعطيت واجبات لمرؤوسيك تأكد من أنهم يحتفظون بقوائم للأمور المطلوبة منهم ، واطلب منهم في الاجتماعات التالية ، أن يحضروا القوائم ويستعملوها كأساس لتقريرهم عن العمل ، وتأكد أنك متى استخدمت القائمة بهذه الطريقة فسوف تتأكد من أن الواجب الذي أمليته لم ينته إلى النسيان .
حدد الفقرات على قائمتك بدقة وعلى قدر الطاقة .
-
يجب أن تكون قائمتك شاملة ، ولكنها يجب ألا تكون موسوعية ؛ وإلا أجبرت نفسك على أكثر من طاقتك ، وقبل أن تغادر المكتب اكتب ستة أشياء أو نحوها لم تتمكن من عملها اليوم ، وتحتاج إلى عملها بشدة في الغد ، وبهذا ستصبح أكثر تركيزاً ، وسرعان ما يحصل لك تحسن ملحوظ في إنتاجيتك .
حدد تاريخاً وزمناً للواجبات التي على لائحتك .
-
ضع الواجبات المطلوبة على لائحتك ،ويجب أن تلتزم بتنفيذ ما هو على اللائحة ، وأفضل طريقة للالتزام هي إعطاء كل واجب على اللائحة شريحة زمنية محددة .
إذا كنت مسئولًا ففكر بعمل لوائح لمعاونيك .
-
فعليك أن تضع لوائح واجبات لمساعديك الرئيسين ، أو تطلب منهم أن يفعلوا ذلك .
اعمل لائحة للمدى الطويل .
-
يعمل الكثير من مخططي الوقت لوائح للمدى الطويل ، بل إن بعضهم يعرف لائحة واجباته الشهرية ، فيعرف مسبقاً وقبل شهر معظم المكالمات الهاتفية الهامة التي سيجريها ، وبعض الأشخاص يقدرون حتى كمية الوقت التي سيحتاجها كل من مشاريعهم الموجودة على لائحة المدى الطويل حتى تنتهي ، بعد ذلك يستخدمون لوائح أسبوعية وشهرية وحتى سنوية لعمل لوائحهم من خلالها

[أحمد فاضل]

أخي جلال
أنت دائما تتحفنا بإضافاتك القيمة
أحسنت وبوركت

[عبدالله الغيلاني]

جزاكم الله خيراً

[جلال ثابت الأغبري]

أخي جلال
أنت دائما تتحفنا بإضافاتك القيمة
أحسنت وبوركت




احسن الله اليك وبارك بك.